第一条 分会秘书处在理事长和秘书长领导下开展日常工作，下设副秘书长 2 名、秘书若干名。

　　第二条 秘书处工作内容

　　1 ．管理档案资料：包括分会颁发的文件、论文集、简讯以及收到的会员单位宣传资料、技术创新奖资料、膜结构资料、网格结构资料、杂志、报纸和分会仪器设备的档案管理，做到分类明确、便于查找；

　　2 ．管理会员档案：包括单位详细联系方式、单位类型、会费缴纳情况、参加会议情况等，并做到及时更新；

　　3 ．财务报销及帐务管理：包括各项缴费入账、开具并邮寄发票、按北工大及分会财务制度进行各项支出的报销及记账，每年至少提交一次分会的详细收支情况，以便向常务理事会汇报；

　　4 ．与会员沟通：代表分会与会员单位保持良好沟通，包括接发电话以及会费催缴。做好电话记录，有问题及时与领导沟通，宜坐班，以便及时收到会员单位来电反馈的情况；

　　5. 收发信件：按时收取邮局和快递来的邮件，及时寄发分会的文件，收到较重要的信函和资料后应及时告知寄件人；

　　6. 会议组织：分会现有每两年一度的技术交流大会、各专业举办的工作会议及交流会、规程编制会、会员培训会、技术创新奖评审会、常务理事会等，应做到会前与相关单位紧密沟通、论文集及会议资料整理并进行会务的各项准备工作，会议期间进行会议的接待工作，并与参会代表进行良好的沟通和交流；

　　7. 日常工作：具有良好工作作风，保持办公环境整洁，处理分会日常事物、办理领导安排的相关工作，做好秘书处工作会议记录并形成会议纪要，记录日常工作中的较重要事情，保持和领导的及时沟通。

　　８. 丰富网站信息：及时将分会的相关文件登于网站，留意或主动收集相关信息，尽可能为会员提供更多信息。

　　9 ．其它相关工作。